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27で、実際、作業の大部分が最低でも４回の手作業が必要でした。プリント・サービス課は、講師陣やスタッフからファイル添付された電子メールで、資料の印刷注文を受け取ります。担当者は電子メールの内容を読み、添付されたファイルが依頼された仕事と合致しているかどうかを確認し、そして、すべての仕事で事前登録用ソフトウェアを利用していました。担当者はここで、経験に基づいて仕上がった完成品が顧客の期待しているものかを推測しなくてはなりません。プリント・サービス課は仕事の進捗を管理するために、次の担当者の手に渡った時点ですでに無効になってしまうデータ表を使用しなければなりませんでした。新しいワークフロー新しいソリューションにおいて事前登録作業の時間は実質不必要となり、すべての作業登録が自動的に実施されます。モノクロ印刷作業の93%がわずか2回の手作業で完了します。「タブ付きのマニュアルや手書き注文など、まだ手動で対応しなくてはならない仕事もあります」とプリント・サービス課オンライン担当のJessicaVanDynHoven氏は指摘します。「でも、手動による仕事は、現在の私達の仕事の15%以下にすぎません。これは初期段階での大きな障害を取り除いてくれました」。一方のユーザにとっても、事前に費用がわかるため、リアルタイムでの見積もりが可能となり歓迎しています。また、印刷した完成品がどのようになるかをプレビューすることがきるようになりました。大学のプリント・サービス課は、作業の重複を削減し顧客の満足度を高めました。新しいワークフローによりプリント・サービス課はすべての仕事をリアルタイムで進捗を管理することができるようになりました。「リアルタイムでの進捗管理によって、スタッフ全員が同じ意識を持つことができます」とVanDynHoven氏は述べます。「例えば製本部門が忙しくなれば事前にそれがわかるので、顧客のためによりスムーズに作業をしようと、チームとして取り組むことができるようになりました」。利用の促進「大学へのWebCRD導入によって、成功するために必要な複数の要因を得ることができました」とVanDynHoven氏は指摘します。「私達は新しいWebtoPrintシステムが大学全体へ広がると思っていました。そうすれば私達の真の意味での目標が達成したことになります」。噂を流すために、プリント・サービス課は、依頼されたコミュニケーション資料に対して、ブランド名やロゴやスタイルに工夫を凝らしました。それから複数のチャンネルを使って新しいシステムについて宣伝をしました。「我々は顧客がわくわくするようなことを少しずつ新システムで試しています」とVanDynHoven氏は説明しています。「まず電子メールを送信することから始めました。そして、休暇中にはブックマークを配りました。２月には私達からメッセージ入りバレンタインデーカードを郵送しました。その他にも私達は、映像による指導書を作成したり、学内全体に配るパッケージに広告を載せたりもしました」新システムは注文が簡単である上に、訓練の日付を設定することも可能です。「私達の自慢の作品は、ヒットしたTVドラマの『ExtremeMakeoverHomeEdition』のパロデイ
