申請について | 日本印刷産業連合会プライバシーマーク審査センター

申請から付与の流れ

申請

申請の受理審査（形式審査）

登録証交付・公表（JIPDEC）

申請書類

審査に必要な申請書類は、以下の通りです。
１．履歴事項全部証明書または現在事項全部証明書等、申請者の実在を称する公的文書
　　（申請の日前３ヶ月以内に発行のもの）
２．事業者の定款、寄付行為その他これに準ずる規程類
３．個人情報保護に関する規程、記録様式
４．JFPIが用意した申請様式を記入したもの

※１．と２．は新規のみ必須、更新は該当する場合のみ（該当事項は申請様式に記載があります）ご提出ください。

■■【申請様式ダウンロード】■■
申請様式は、こちらからダウンロードしてください。
≪新規≫
◆新規申請書類一式（2024年10月1日から）　（Word：124KB）
◆新規申請様式の記入例（2024年10月1日から）（PDF：694KB）

≪更新≫
◆更新申請書類一式（2024年10月1日から）　（Word：124KB）
◆更新申請様式の記入例（2024年10月1日から）（PDF：719KB）

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申請方法

プライバシーマーク付与適格性審査を受けようとする事業者は、申請書類を下記の日印産連プライバシーマーク審査センターに宅配便など配送記録の残る手段で送付ください。なお、直接持参いただく場合は事前にメ－ル又は電話でご連絡ください。

申請にあたっては、付与適格性の認否に係わらず、申請内容に関する審査等の経費として申請料52,382円が必要です（詳細は「審査・付与に係る費用」を参照下さい）。申請書類受領後、申請料請求書を発行します。

新規にご申請の場合には、会社名、所属団体名、書類送付予定日、及びご担当者連絡先の事前連絡をお願いします。

〒104-0041 東京都中央区新富1-16-8 　日本印刷会館７階
一般社団法人日本印刷産業連合会　プライバシーマーク審査センター　宛
電話：03-3553-6065
e-mail：info.pm@jfpi.or.jp

申請料：一律 52,382円（消費税10％込）

＊ご注意
申請書、および申請書類に添付する規程類は、「プライバシーマーク付与適格性審査申請チェック表」の「必要書類」の順序に並べてご提出ください。ファイル綴じ等の指定はありません。また、可能であれば、各規程に名称を記載した見出し（インデックス）を貼付してください。（インデックスの形状・種類等は問いません。）

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形式審査

ご提出頂いた申請書類の受付け後、申請書類の不足および記載内容の不備、申請資格等について問題がないことを確認し、事業の概要から業種判断等の形式審査を行います。場合により、申請書類修正分／追加分の提出を依頼します。上記の結果、申請を受理し「形式審査結果報告書」を送付し業種と規模について連絡します。
審査の結果、申請不受理となった場合には申請事業者の費用負担でお預かりした申請書類は返却いたします。ただし、原則として申請料は返却しませんので、ご注意下さい。

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文書審査

受理後の申請書類のうち、個人情報保護マネジメントシステム（PMS）文書（内部規程・様式）の審査を行います。文書審査では、主に以下の2つの観点から審査を実施します。

内部規程のプライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針への適合状況
すべての従業者が内部規程を遵守し、個人情報の保護を実現するための、具体的な手順、手段等の文書化

内部規程の体系を確認するため、文書審査実施時に、申請時に提出されたJFPI申請様式6「個人情報保護マネジメントシステム（PMS）文書（内部規程・様式）の一覧」を参考にする場合があります。

文書審査が終了しますと、文書審査結果として「PMS文書審査チェックリスト」をお送りします。文書審査における指摘に対して見直しを行って、現地審査実施前の指定の期日までに改善結果をお送りください。また、文書審査に際して生じた疑義については、別途必要な資料の提供を求めることもあります。

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現地審査

文書審査が終了すると、申請事業者に対して２名の審査員が現地審査を実施します。
これは、文書審査において生じた疑義の確認、および個人情報保護マネジメントシステム（PMS）の通りに体制が整備され、運用しているか等について確認するために行うものです。

現地審査では、概ね以下のようなことを行います。詳細はこちら。

オープニングミーティング
代表者へのトップインタビュー
運用状況の確認
文書審査結果の確認
現場での実施状況の確認
クロージングミーティング

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付与適格性の認否の決定と通知

文書審査および現地審査の結果に基づき、プライバシーマーク審査委員会において付与適格性の認否を決定します。決定結果は、申請者に「プライバシーマーク付与適格性審査通知」の送付によって行います。

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付与契約

1.プライバシーマーク付与登録料の振り込み
プライバシーマーク付与適格決定の通知を受けた申請者は、指定の期日までにプライバシーマーク付与登録料として、付与契約の有効期間２年間分に相当する金額を「プライバシーマーク付与登録料請求書」に基づき一括して付与機関である一般財団法人日本情報経済社会推進協会（ＪＩＰＤＥＣ）に振り込んでください。
2.付与契約と登録証の交付
付与機関（ＪＩＰＤＥＣ）は、付与登録料の振込を確認した後、当該事業者に対してプライバシーマーク付与契約書と登録証を交付します。
プライバシーマーク付与契約書は、プライバシーマーク使用に関する事項を定めたもので、契約期間は２年間とします。（更新の手続きをとって使用の更新を行うことができます。）
3.登録の公表
登録の結果は、速やかに付与機関（ＪＩＰＤＥＣ）のホームページで公表します。
4.プライバシーマークを使用するにあたって
プライバシーマーク有効期間中、付与適格事業者はプライバシーマークを使用することができます。
プライバシーマークのロゴ使用方法や制約事項については、 JIPDEC公表の「プライバシーマーク使用規約」をご覧ください。

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申請事項の変更について

申請書類提出後および付与適格決定後に、申請された事項に変更がある場合は、速やかに日印産連プライバシーマーク審査センターへの報告が必要です。
報告は、以下のとおり、所定様式を作成の上、日印産連プライバシーマーク審査センター宛送付ください。捺印は必要ありません。
＜変更報告が必要な事項＞
1. 事業者名
2. 登記上の本店所在地
3. 代表者名　※
4. 申請担当者および　連絡先（勤務地、電話番号、メールアドレス等）
5. 個人情報保護管理者
※3.代表者変更は、審査中のみ報告必須。有効期間中の変更は次回更新申請時に
　変更報告書及び最新の登記簿謄本(写し)を更新申請書類に添えてください。

なお、1～2の事項については法人番号、3の事項については登記簿謄本の写しを
提出してください。
申請様式は、こちらからダウンロードしてください。
◆プライバシーマーク付与に係る変更報告書様式 (Word:112KB)

ご報告がないと…

申請担当者および申請担当者連絡先に変更が生じた際のご報告がありませんと、プライバシーマーク審査センターからのお知らせが届かず、審査や各種手続き等が滞る場合があります。

付与の契約に係わる事項(※3項目：事業者名／本店所在地／代表者名)は、プライバシーマーク登録証及び付与契約書に記載されます。変更のご連絡がありませんと、JIPDECによる登録証の再発行に対応できませんのでご注意下さい。

＊「認定個人情報保護団体」(JIPDEC)に登録されている事業者様へ
「認定個人情報保護団体事業者リスト」に公表された事項に変更がある場合には、 JIPDECの「認定個人情報保護団体のページ」から、変更手続き方法をご覧下さい。

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合併・分社等による組織変更

合併・分社等による組織変更がある場合は、 JIPDEC「合併・分社等が発生した場合の手続きについて」を確認し日印産連プライバシーマーク審査センターにお問い合わせください。

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個人情報の取扱いにおける事故等の報告

プライバシーマーク付与事業者の個人情報の取扱いにおける事故の報告については、「プライバシーマーク付与に関する規約（PMK500）」において、事業者からの事故報告を義務づけ、その適用についてプライバシーマーク付与契約事項としています。

事故等が発生した場合は、下記に示すURLから、JIPDECの「Pマークポータルサイト事故報告システム」を通じて、日印産連宛に報告を行ってください。（2024年10月31日より、全ての付与事業者様について、事故報告システムからの報告に変わりました。）
◎JIPDECプライバシーマーク制度事故等の報告サイト
　https://privacymark.jp/p-application/incident/index.html

提出された事故報告書については、「プライバシーマーク付与に関する規約（PMK500）」に基づいて欠格レベルを判断し、外部有識者を交えた委員会の審議を踏まえて、最終的な措置を行っています。また、審査中及び申請検討中事業者からの事故報告についても、「プライバシーマーク付与に関する規約（PMK500）」に基づき運用しています。

なお、事故の報告は、事故を起こした事業者への制裁を目的にしているものではなく、当該事業者において、事故の重大さを認識していただき、適正な改善策の策定と実施及び再発防止を徹底することにより、個人情報保護体制をさらに強化していただくことを目的としているものです。さらに、事故の集計・分析、及びその結果に係る注意喚起・情報提供を通じて、プライバシーマーク制度に対する信頼性の維持・向上、ひいては付与事業者の消費者・取引先からの信頼性の向上につなげることも目的としています。

【事故に関するお問合せ・相談先】※事故報告は、JIPDECのPマークポータルサイトを通じてご提出ください。
一般社団法人日本印刷産業連合会　プライバシーマーク審査センター　事故担当宛
電話：03-3553-6065
e-mail：info.pm@jfpi.or.jp

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苦情相談および異議の申出について

1.苦情相談
日印産連プライバシーマーク審査センターの審査活動（申請受付なども含む）について苦情・相談がある時は、窓口に申し出ることができます。
2.異議の申出
日印産連プライバシーマーク審査センターが以下にあげる事項を決定した場合、通知を受けた事業者は通知から1ヶ月以内に異議を申し出ることができます。
- 欠格条項のいずれかに該当するため申請が受付けられない旨の通知を受けた場合
- 申請日から１ヶ月以内に申請料の納付がないために審査が受けられなかった場合
- 審査料等の入金が３ヶ月以内に確認できないために審査の中断または打切られた場合
- 申請に係わる事項に虚偽や審査に従業者以外の立会が判明したために審査を打切られた場合
- 審査または再審査の結果、プライバシーマーク付与適格性の否認決定がされた場合
- 認定から３ヶ月以内に契約締結しなかったためにプライバシーマークが失効した場合
- プライバシーマーク付与登録料を３ヶ月以内に納付しなかったためにプライバシーマークが失効した場合
- 運営に問題ありとされ、注意、勧告、付与の一時停止、取り消し等の処分を受けた場合
- 付与機関であるJIPDECが改善措置要求や付与契約解除した場合